Descarga Aquí Formato de Control de Documentos y Registros

Estimados amigos es importante contar con un formato de control de documentos y registros o lo que le llaman la lista maestra de documentos, para mí sí, por que en alguna oportunidad hasta me confundí de documentos por que cada documento tiene su codificación y en muchas ocasiones hasta repetidas y para enviar eso es bueno llevar un control en un solo cuadro de todo los documentos de gestión que se tiene en el área, quienes han llevado el curso o especialización en sistemas de gestión integrado seguro es sencillo para ellos sin embargo como te escribo no es complicado, bueno que debe ir en el formato  analizamos punto por punto.

Debe ir:

Código.- Todos los documentos de gestión deben tener codificación eso va de la mano de la Empresa, si están realizando un sistema integrado de gestión, que documentos es y que número le corresponde.

Titulo.- Todo documentos debe tener el título principal y de eso debe tratar específicamente el documento no de otros temas.

Versión.- Importante para saber los documentos debe llevar versión o revisión, por que de cambiar o mejorar debe  colocarse revisión 01, 02, etc.

Origen.- Importante colocar de donde nace el documento a necesidad de.

Ubicación.- uno de los factores mas importnate, lo genero el documento pero me lo guardo como ya me retiro para que lo voy a dejar eso es clásico cierto? pero sin en el formato lo pongo tengo impreso, en digital tengo en mi pc disco E, carpeta tal estoy seguro es mas fácil para ubicar e incluso para la Gerencia una buena gestión.

Almacenamiento.- Donde estas almacenando, en tu USB, en la nube, en el server, en tu pc, etc.

Responsable.- Quien es el responsable de administrar el documento o lo cogen cualquiera eso es muy importante debe ser un documento controlado.

Tiempo de Retención.- Por cuanto tiempo es válido el documento, porque tiene que haber mejoras en la gestión y quizás esa versión ya no sirva eso es importante evaluar, normalmente los documentos son anuales.

Amigos como podemos verificar les he explicado de forma resumida,  de acuerdo como he implementado en todas las empresas que he laborado y ha sido exitoso tanto para la empresa, clientes y Auditorias,  todo lo que le explico es real no es un copiar y pegar de internet y espero les sirva mucho a ustedes y esta página llegue a muchos seguidores en el mundo de habla hispana en e Seguridad que para mi lo hago con pasión y todos hacemos seguridad.

Control de Documentos y Registros, Lista Maestra de Documentos

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