Procedimiento de Identificación, Actualización, Evaluación y Seguimiento de los Requisitos Legales

Hola amigos siempre en toda organización nos pide que tengamos implementado el procedimiento de identificación, actualización, evaluación y seguimiento de los requisito legales aplicables a nuestra actividad en tema de seguridad, aquí les comparto un modelo lo que será de utilidad a cada uno de ustedes.

Antes es importnate menciona que siempre debe estar actualizado y realizar el seguimiento, mucho se tiene el procedimiento y cuando hay un cambio en la normativa sigue sin actualizar eso en Auditoria nos observará.

OBJETIVO

Establecer una metodología  para identificar, actualizar, evaluar y comunicar los requisitos legales en Seguridad, Salud en el Trabajo, que sean aplicables a la actividad en la organización, incluyendo los de otra índole que sean pertinentes.

ALCANCE

Aplica a todas las actividades y proyectos desarrollados en la organización en cuanto a los requisitos legales que le conciernen en Seguridad, Salud en el Trabajo, incluyendo aquellos que las partes interesadas requieran y los de carácter voluntario que acoja la organización.

 PROCEDIMIENTO

IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS

Los requisitos legales aplicables a la organización en Seguridad, Salud en el Trabajo, están compuestos por la normativa que se ajusta al servicio que presta la organización y que deben cumplirse en las diferentes actividades, sedes y proyectos.

Para la identificación y actualización del marco legal en Seguridad, Salud en el Trabajo, se emplearán principalmente las fuentes de información de orden Nacional, Regional y Local que a continuación se describen, y se revisarán según la frecuencia establecida.

Se debe revisar toda la legislación, y demás requisitos de los interesados (Clientes y usuarios, comunidad, trabajadores, accionistas, dueños, proveedores) que afecte directa o indirectamente los procesos y proyectos de la organización.

La identificación y revisión será realizada por la dirección del sistema de gestión o por la dirección de la organización según sea el caso, con la asesoría de un abogado cuando se requiera

ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES

Semestralmente (o antes si se requiere) se revisarán las fuentes de información para identificar las posibles modificaciones en alguna de la normatividad, los actos administrativos aplicables o cuando la organización incluya nuevas actividades en sus procesos; estos cambios se estudiarán y quedarán consignados en el formato de “Análisis de la aplicabilidad de la nueva normativa” (ver tabla 1), donde se determinará si son aplicables a la organización.

Tabla 1. Formato de “Análisis de la aplicabilidad de la nueva normativa”

Fecha de análisis Norma Fecha de expedición Emisor Descripción Aplicabilidad Deroga otra ley / Cual Proyecto
Si No
Indica el mes en que se verificó la nueva normativa expedida Identifica la normativa (Ley, Resolución, Decreto, Auto, Acuerdo) de cualquier índole que se está analizando Expresa la fecha de publicación de la norma analizada Autoridad o entidad que emitió la norma Enuncia el encabezado con que se identifica la normativa.

aplicable

Indica si se aplica o no la normativa analizada

 

Se mencionará la normativa que se deroga con esta nueva ley si es el caso. Describe el nombre del proyecto al que le aplica la normativa analizada, o si aplica en caso contrario a toda la organización.

Esta información se almacenará en medio magnético en la el servidor disponible en la organización para este fin, de manera cronológica y si aplica, se  procederá a su inclusión en la respectiva Matriz de Requisitos Legales.

LLENADO DE LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

A continuación se indica que va a contener cada una de las matrices y como es el llenado de cada una de las casillas.

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

TEMA ENTIDAD NORMATIVIDAD ARTÍCULOS REQUISITOS LEGALES ACTIVIDADES  QUE GARANTIZAN CUMPLIMIENTO (EVIDENCIAS) ESTADO DE CUMPLIMIENTO (%) OBSERVACIONES
Se le da un título a la Norma que se esté analizando Se  menciona la entidad o autoridad que emite el requisito legal tratado. Se enuncia la normatividad, decreto, ley, acuerdo, acto administrativo,… que se está analizando y la fecha de su expedición. Se relacionan los artículos que tienen aplicación para la organización. Se realiza una breve descripción de lo que se exige en dicho numeral. En esta casilla se  indica como la organización da cumplimiento con el requisito establecido y que evidencias quedan al respecto. Se obtiene el porcentaje de cumplimiento de la normatividad. A/B *100

 

Se realizan observaciones si es del caso.

Para tener acceso a las normas y demás requisitos legales, la organización ha creado vínculos directos con la Normatividad mencionada desde la Matriz correspondiente, además de tener acceso a través de la Intranet Corporativa con las páginas WEB de las principales autoridades. También se conservarán en medio físico aquéllas que adquiere la empresa por medio de la suscripción con organizaciones especializadas en la publicación de legislación nacional Diario el Peruano y otras que decida la organización adquirir.

Espero sea de vuestra utilidad a cada uno de ustedes estimados amigos, les dejo el link de otro procedimiento similar

GTH-P-22 PROCEDIMIENTO SST-IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES

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